Unidad IV
Análisis de los sistemas y procedimientos
El análisis o estudio de los sistemas es un
conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán
cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira
lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la
organización. El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de
examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el
propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos
y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es
importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en
el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos
predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del
analista.
Faces de análisis y procedimientos.
PLANEACIÓN DEL ESTUDIO: Corresponde a la etapa comprendida desde que
surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se
definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo,
es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la
base del las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al
analista durante el progreso de su labor.
SOLICITUD DEL PROYECTO: Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio.
ASIGNACIÓN DEL PROYECTO: Consiste en la remisión o delegación
del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y
procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad
técnica y estudios realizados. Es necesario formalizar la asignación del
proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el
alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados,
antecedentes de trabajos similares, sugerencias, métodos para desarrollar el
trabajo, así como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo
disponible para realizar el trabajo, posibles métodos de investigación que
puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal
designado, estructura organizacional (tanto de la empresa como del área del
problema).
PLANEACION DEL PROYECTO: Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar
un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y
procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo.
Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación
y el desarrollo del trabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y
detallado para no dejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado,
el analista se debe preparar para realizar una investigación detallada que lo
capacitará para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigación estará
centrada en el examen de manuales, gráficos de la organización, haciendo
hincapié en el área del problema, análisis de proyectos similares realizados
por empresas asesoras y consultas a bibliografía técnica especializada. El
objetivo de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea
determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante
todas las diferentes fases del estudio.
ESTUDIO PRELIMINAR: Es un estudio destinado a separar los factores del problema
pero que no propone soluciones. Simplemente es una rápida acumulación de
información en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. Los
detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisión acerca
de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solución
del problema. El estudio preliminar sirve para separar los factores del
problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la
dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su
relevancia.
CONSTRUCCIÓN:Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el
analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia:
1) El diseño de los
procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de
flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc.,
2) El entrenamiento al
usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus características,
ventajas, archivos, etc., y
3) Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en
ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema
(los resultados de las pruebas pilotos permitirán decidir el mejoramiento del
sistema, en caso de que sus resultados no sean satisfactorios, o su
instalación, cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa).
INSTALACIÓN: Cuando el analista está satisfecho con los resultados
obtenidos en las pruebas pilotos, comenzará la instalación física del nuevo
sistema, es entonces cuando procederá a:
a. Elaborar manuales,
b. Reproducir formas, informes, registros, etc.
c. Compra de equipos,
d. Organizar oficinas,
e. Crear archivos,
f. Crear registros.
EJECUCIÓN:Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema
mediante cualquiera de los siguientes métodos:
* Instantáneo o total: Se utilizará cuando se cumplan los
siguientes requisitos: 1) El sistema anterior no debe incluir gran número de operaciones ni de unidades
operativas; 2) No debe requerir la utilización de locales separados y si se
requiere deben existir medios adecuados para la movilización del personal; y 3)
Los empleados deben estar convencidos de la validez del sistema.
* En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende
procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en funcionamiento
simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de
tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensión del personal y ejecutar
los ajustes y modificaciones que se requieren.
* Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en
implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y
cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la
siguiente parte en las mismas condiciones; y así sucesivamente hasta completar
la instalación.
SEGUIMIENTO:Después de haber instalado un sistema, y durante un periodo
de tiempo que variará de acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener
una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se están
logrando los objetivos establecidos; cerciorándose que todas las partes del
sistema anterior están desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema funciona
adecuadamente; utilizar la retroalimentación para mejorar, afinar, agregar,
eliminar o modificar el trabajo realizado.Métodos para la recopilación de la información.
La
elección del método depende de la estrategia de recopilación de datos, el
tipo de variable, la precisión necesaria, el punto de recopilación y la
formación del encuestador.Los principales métodos de recopilación
de datos son:
Registros de datos.
En informática, o concretamente en el contexto
de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla)
representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.
En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de
filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de
datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma
estructura.
Un registro es un conjunto de campos que
contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le
asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en
ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada
registro un campo clave para su búsqueda.
UNIDA VTerminología relacionadas con los procedimientos
PROCEDIMIENTOS:Se definen que son planes en
cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son
verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma
exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.
EFICACIA:Indicador de mayor logro de
objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado.
EFICIENCIA:Indicador de menor costo de un
resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al
relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos
resultados.
ESTRATEGIA:En un proceso regulable; es el
conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. Una
estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la
política y la programación de acciones de un todo organizacional o individual.
EVALUAR:Acto de comparar y enjuiciar los
resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los resultados
esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento,
entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:Documento que contiene
información válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y
mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de
trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la
descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas
que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de ruta, fluxograma).
Clasificación de los procedimientos.
1. Técnicos: Son los empleados
por la Administración para obtener y ordenar todo los datos y elementos de
juicio necesarios para decidir sobre cuestiones que apunten al bien común, no
teniendo consecuencias jurídicas para el administrado (construcción de
una obra pública, creación o modificación de servicios, etc.).
2. De gestión: Contemplan la
relación jurídica entre la Administración y el particular, quien busca el
reconocimiento de un derecho o interés legítimo protegido administrativamente.
3. Sancionatorios: Son los
procedimientos disciplinarios que buscan limitar a los funcionarios de la
Administración, observando las extralimitaciones cometidas (sustanciando un
sumario) y aplicando las sanciones correspondientes. También son sancionatorios
los procedimientos correctivos, es decir aquellos que se refieren a los
particulares.
4. Recursivos: Son procedimientos
fundamentales para el control de la voluntad de la Administración. Son los
realizados por los particulares interesados para impugnar actos
administrativos, con el objeto de obtener una decisión revocatoria o
modificatoria de una decisión anterior. El recurso puede interponerse ante el
mismo órgano cuyo acto administrativo se trata de impugnar o ante un órgano
superior. Los procedimientos recursivos son aplicables en el ámbito de la
Administración Pública centralizada y descentralizada, con excepción de las
Fuerzas Armadas y de Seguridad.
Simbologías para diseñar gráficas de flujos de procedimientos.
Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones rutinarias. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio
de flechas para indicar la secuencia de la operación.
En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo.
Simbologia
Según la normativa, el flujo
presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo
el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de
abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.
 Interrogantes
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