Análisis de los sistemas y procedimientos administrativos

Unidad IV

Análisis de los sistemas y procedimientos

El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista.

Faces de análisis y procedimientos. 

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO: Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la base del las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analista durante el progreso de su labor. 

SOLICITUD DEL PROYECTO: Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio.

ASIGNACIÓN DEL PROYECTO: Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudios realizados. Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias, métodos para desarrollar el trabajo, así como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresa como del área del problema).

PLANEACION DEL PROYECTO: Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a realizar el trabajo.

Este bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el desarrollo del trabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una investigación detallada que lo capacitará para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigación estará centrada en el examen de manuales, gráficos de la organización, haciendo hincapié en el área del problema, análisis de proyectos similares realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografía técnica especializada. El objetivo de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio.

ESTUDIO PRELIMINAR: Es un estudio destinado a separar los factores del problema pero que no propone soluciones. Simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. Los detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisión acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solución del problema. El estudio preliminar sirve para separar los factores del problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su relevancia.

CONSTRUCCIÓN:Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia: 

1) El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc., 

2) El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus características, ventajas, archivos, etc., y 

3) Ejecución de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema (los resultados de las pruebas pilotos permitirán decidir el mejoramiento del sistema, en caso de que sus resultados no sean satisfactorios, o su instalación, cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa).

INSTALACIÓN: Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos, comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando procederá a:

a. Elaborar manuales,

b. Reproducir formas, informes, registros, etc.

c. Compra de equipos,

d. Organizar oficinas,

e. Crear archivos,

f. Crear registros.

EJECUCIÓN:Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los siguientes métodos:

* Instantáneo o total: Se utilizará cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1) El sistema anterior no debe incluir gran número de operaciones ni de unidades operativas; 2) No debe requerir la utilización de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados para la movilización del personal; y 3) Los empleados deben estar convencidos de la validez del sistema.

* En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en funcionamiento simultáneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensión del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren.

* Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones; y así sucesivamente hasta completar la instalación.

SEGUIMIENTO:Después de haber instalado un sistema, y durante un periodo de tiempo que variará de acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos; cerciorándose que todas las partes del sistema anterior están desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retroalimentación para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado.

Métodos para la recopilación de la información. 

La elección del método depende de la estrategia de recopilación de datos, el tipo de variable, la precisión necesaria, el punto de recopilación y la formación del encuestador.Los principales métodos de recopilación de datos son: Registros: los registros y licencias son particularmente valiosos para los censos completos, pero se limitan a variables que cambian lentamente, como el número de embarcaciones pesqueras y sus características. Cuestionarios: formularios que los encuestados devuelven cumplimentados. Un método poco costoso que resulta útil cuando los índices de alfabetización son altos y los encuestados colaboran. Entrevistas: formularios que se cumplimentan a lo largo de una entrevista con el encuestado. Más caros que los cuestionarios, pero mejores para preguntas más complejas, y cuando se dan unos índices de alfabetización bajos o se encuentra menos colaboración. Observaciones directas: la realización de mediciones directas es el método más preciso para todas las variables, como las capturas, pero a menudo resulta caro. Muchos métodos, como los programas de observación, se limitan a la pesca industrial. Presentación de informes: la principal alternativa a la realización de mediciones directas consiste en pedir a los pescadores y a terceros que presenten informes de sus actividades. La preparación de informes presupone la alfabetización y requiere espíritu de colaboración, pero ello puede reforzarse mediante una obligación legal y mediciones directas. Registros de datos.  En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda. UNIDA V Terminología relacionadas con los procedimientos PROCEDIMIENTOS:Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. EFICACIA:Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado. EFICIENCIA:Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados. ESTRATEGIA:En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo organizacional o individual. EVALUAR:Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de ruta, fluxograma). Clasificación de los procedimientos. 1. Técnicos: Son los empleados por la Administración para obtener y ordenar todo los datos y elementos de juicio necesarios para decidir sobre cuestiones que apunten al bien común, no teniendo consecuencias jurídicas para el administrado (construcción de una obra pública, creación o modificación de servicios, etc.). 2. De gestión: Contemplan la relación jurídica entre la Administración y el particular, quien busca el reconocimiento de un derecho o interés legítimo protegido administrativamente. 3. Sancionatorios: Son los procedimientos disciplinarios que buscan limitar a los funcionarios de la Administración, observando las extralimitaciones cometidas (sustanciando un sumario) y aplicando las sanciones correspondientes. También son sancionatorios los procedimientos correctivos, es decir aquellos que se refieren a los particulares. 4. Recursivos: Son procedimientos fundamentales para el control de la voluntad de la Administración. Son los realizados por los particulares interesados para impugnar actos administrativos, con el objeto de obtener una decisión revocatoria o modificatoria de una decisión anterior. El recurso puede interponerse ante el mismo órgano cuyo acto administrativo se trata de impugnar o ante un órgano superior. Los procedimientos recursivos son aplicables en el ámbito de la Administración Pública centralizada y descentralizada, con excepción de las Fuerzas Armadas y de Seguridad. Simbologías para diseñar gráficas de flujos de procedimientos. Un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones rutinarias. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio  de flechas para indicar la secuencia de la operación.  En el contexto del análisis administrativo o de la gestión de organizaciones públicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son representaciones gráficas que emplean símbolos para representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lógica en que estas realizan, y la interacción o relación de coordinación entre los encargados de llevarlas a cabo.  Simbologia          Cuadrado: Proceso de control.          Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.          Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.          Rectángulo: Formulario o documentación. Se gráfica con un doble de ancho que su altura.          Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etcétera). Se gráfica con un cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios.          Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.          Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.          Semi-óvalo: Demora.          Rombo: División entre opciones.          Trapezoide: Carga de datos al sistema.          Elipsoide: Acceso por pantalla.          Hexágono: Proceso no representado.          Pentágono: Conector.          Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios. Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha. Interrogantes ¿Cual seria la ventaja de diseñar un sistema, a la hora de resolver  un problema de comunicación dentro de la organización? ¿Por que son importante para las organizaciones, la realización de diagramas de flujo?